Mandar un documento a firmar
Un documento se manda a firmar en un sobre: el documento, quién lo firma y hasta cuándo. Cada firmante recibe un correo con un enlace para firmar, y en Sttok ves en todo momento quién ha firmado y quién falta.
En esta página
Antes de empezar
- El documento terminado. Lo que se manda a firmar ya no se edita: si hay que cambiarlo, habrá que mandarlo otra vez.
- Quién tiene que firmarlo y su correo. Si la persona ya está en Sttok, su correo sale de su ficha.
- Cuánto tiempo das para firmar. Pasado el plazo, el sobre caduca.
Qué es un sobre#
En Sttok, lo que se manda a firmar es un sobre: un documento, las personas que lo firman y un plazo. La firma se hace a través de DocuSign. Cada firmante recibe un correo con el documento y firma desde el enlace, sin imprimir nada.
Hay dos caminos para mandar un sobre: desde una junta, para su acta, su certificación o la lista de asistentes, y desde la sección Firmas, para cualquier otro documento.
Desde una junta#
Es el caso más habitual. Sttok ya sabe quién preside la junta y quién es el secretario, así que te propone los firmantes.
- Abre la junta y elige el documento. En la pestaña Acta, elige «Acta» o «Certificación» y pulsa «Mandar a firmar». Para la lista de asistentes, ve a la pestaña Asistencia y pulsa «Solicitar firma asistentes».
- Marca quién firma. En el acta y la certificación vienen marcados el presidente de la junta y el secretario. En la lista de asistentes, quienes han asistido. Puedes marcar o desmarcar a cualquiera.
- Elige el plazo y revisa el mensaje. En «Plazo para firmar» pon la fecha límite. «Mensaje para los firmantes» trae un texto propuesto que puedes cambiar.
- Pulsa «Mandar a firmar». Sale un correo a cada firmante y la junta te lleva a su pestaña Firmas, donde sigues el sobre.
Desde la sección Firmas#
Para un contrato, unas cuentas o cualquier otro documento que no sale de una junta.
- Entra en Firmas y pulsa «Nueva firma».
- Sube el documento y añade a los firmantes. Indica el asunto, que por defecto es el nombre del archivo, el tipo de documento, el plazo y quién firma, con su correo.
- Revisa y envía. El sobre aparece en el listado de Firmas.
Un acta, un sobre. Si el acta ya tiene un sobre en curso, no mandes otro: recuerda a quien falta. Dos sobres del mismo documento obligan después a comprobar cuál es el bueno.
Qué pasa después#
- Cada firmante recibe un correo con el documento y el enlace para firmar.
- El sobre sale como «Enviado» y la columna «Han firmado» dice cuántos han firmado de cuántos, por ejemplo 1/2.
- Cuando firma el último, el sobre pasa a «Completado». Si llega la fecha límite y falta alguien, pasa a «Expirado». Lo explica Los estados de un sobre.
Preguntas frecuentes#
¿Los firmantes necesitan una cuenta en Sttok?
No. Firman desde el enlace del correo que reciben.
¿Puedo mandar a firmar a alguien que no es accionista ni consejero?
Sí. Un firmante puede ser cualquier persona con correo: la otra parte de un contrato, un asesor o un representante.
¿Qué hago si me he equivocado de firmante?
Cancela el sobre y manda uno nuevo con los firmantes correctos.
Relacionados
- Los estados de un sobre de firma Un sobre está «Enviado» mientras espera firmas, «Completado» cuando han firmado todos y «Expirado» si llega la fecha límite y falta alguien. El estado depende solo de quién ha firmado y de la fecha, así que cambia solo.
- Recordar o cancelar un sobre Mientras un sobre espera firmas puedes recordárselo a quien falta o cancelarlo. Se hace desde el propio sobre. El plazo no se amplía: si el sobre caduca sin todas las firmas, se manda uno nuevo.
- El acta y su firma Sttok compone el acta y la certificación de acuerdos con los datos de la junta: la mesa, los asistentes y el resultado de cada asunto. En la pestaña Acta los revisas, los editas y pulsas «Mandar a firmar»; el presidente y el secretario reciben un correo y firman desde Sttok.