El acta y su firma
Sttok compone el acta y la certificación de acuerdos con los datos de la junta: la mesa, los asistentes y el resultado de cada asunto. En la pestaña Acta los revisas, los editas y pulsas «Mandar a firmar»; el presidente y el secretario reciben un correo y firman desde Sttok.
En esta página
Antes de empezar
- La junta terminada, con «Terminar junta». Así el resultado de cada asunto ya está fijado en el texto.
- El presidente y el secretario designados en la junta, con su correo.
Qué compone Sttok#
En la pestaña Acta hay dos documentos, que eliges con el selector «Documento»:
| Documento | Qué recoge |
|---|---|
| Acta | Lugar, fecha y hora; quién preside y quién actúa de secretario; los asistentes, presentes o representados, y el porcentaje del capital social que suman; cada asunto con el resultado de su votación. |
| Certificación | La certificación de los acuerdos adoptados, que expide el secretario con el visto bueno del presidente. |
Los dos salen de una plantilla con los datos de la junta. Por eso conviene registrar bien la asistencia antes: solo los asistentes se reflejan en el acta.
Revisar y mandar a firmar#
- Abre la pestaña Acta y revisa el texto. Sale como «Borrador · Acta». Puedes escribir directamente sobre la hoja: hay negrita, cursiva, subrayado, títulos y listas. Lo que escribes se guarda solo.
- Pulsa «Mandar a firmar». El presidente y el secretario de la junta vienen ya marcados; puedes añadir o quitar firmantes.
- Fija el «Plazo para firmar» y el mensaje. El plazo propuesto es de quince días. Pasado el plazo, el sobre caduca y hay que mandar uno nuevo. El «Mensaje para los firmantes» va en el correo que reciben.
- Pulsa «Mandar a firmar». Cada firmante recibe un correo con el documento y firma desde Sttok.
La certificación se manda igual: elige «Certificación» en el selector y repite los pasos.
Qué pasa después#
- El acta pasa a «Pendiente de firma · Acta» y ya no se edita: lo que se firma es lo que se mandó.
- En la pestaña Firmas ves cada sobre (lista de asistentes, acta y certificación) con quién ha firmado y quién no, y el plazo. Desde ahí puedes recordar a los pendientes o cancelar el sobre; lo explica Recordar o cancelar un sobre.
- Cuando firman todos, el acta firmada aparece en la pestaña Documentos de la junta, en «Convocatoria y Acta».
Otras acciones de la pestaña#
- «Compartir» copia un enlace al documento o lo manda por correo. Solo lo puede leer quien tenga acceso a la sociedad.
- «Descargar» lo baja en PDF o en Word, o lo imprime.
Preguntas frecuentes#
¿Quién firma el acta?
Sttok propone al presidente y al secretario de la junta, que son quienes firman el acta por regla general. Lo que digan tus estatutos manda: si hacen falta otras firmas, márcalas en el diálogo.
He mandado el acta a firmar y hay un error.
Una vez mandada, el acta no se edita.
¿Puedo descargar el acta en Word para trabajarla fuera?
Sí, con «Descargar» y «Word (.docx)». Ten en cuenta que lo que se firma en Sttok es el texto de la pestaña Acta, no el archivo que edites fuera.
¿Se puede pedir la firma de la lista de asistentes?
Sí. En la pestaña Asistencia, «Solicitar firma asistentes» manda la lista a firmar; vienen marcados quienes asistieron en persona.
Relacionados
- Abrir y cerrar las votaciones Con la junta convocada, activa «Votación activa» para que los accionistas puedan votar desde su página, registra en la pestaña Votos los votos de quien vota en la sala y, al acabar, pulsa «Terminar junta»: la votación se cierra y el resultado de cada asunto queda fijado.
- Los estados de un sobre de firma Un sobre está «Enviado» mientras espera firmas, «Completado» cuando han firmado todos y «Expirado» si llega la fecha límite y falta alguien. El estado depende solo de quién ha firmado y de la fecha, así que cambia solo.
- Recordar o cancelar un sobre Mientras un sobre espera firmas puedes recordárselo a quien falta o cancelarlo. Se hace desde el propio sobre. El plazo no se amplía: si el sobre caduca sin todas las firmas, se manda uno nuevo.