Para administradores
Secretarios, abogados y quien lleva la sociedad: registrar, convocar y documentar.
Empezar
- Qué es Sttok y cómo se organiza Sttok es el registro de capital y el gobierno de una sociedad en un solo sitio: accionistas y libro registro de acciones nominativas, operaciones, juntas, órgano de administración, firmas, documentos y planes de incentivos. Cada persona entra con un papel, y ese papel decide qué ve y qué puede hacer.
- Añadir una sociedad Para dar de alta una sociedad en Sttok, sube su escritura de constitución y pulsa «Leer con IA»: Sttok rellena los datos de la sociedad y de sus socios iniciales, tú los compruebas contra el documento y la creas. Después registras las operaciones que vinieron detrás.
- Invitar a otras personas y darles un papel A quien va a llevar la sociedad contigo lo invitas desde la configuración de la sociedad, en la pestaña «Usuarios», con acceso completo o limitado a algunas secciones. Los accionistas, consejeros y beneficiarios no se invitan como administradores: su papel sale del propio registro.
- Moverte entre tus sociedades Con una sola cuenta entras en todas las sociedades en las que tienes un papel. Para pasar de una a otra, usa el selector de sociedad, arriba del menú lateral, o vuelve al listado de tus sociedades y elige otra.
Accionistas y libro registro
- El listado de accionistas El listado de accionistas enseña quién tiene acciones de la sociedad, cuántas y qué porcentaje representan, sin diluir y diluido. Desde ahí se abre la ficha de cada accionista y se da de alta uno nuevo con «Añadir Accionista».
- El libro registro de acciones nominativas El libro registro de acciones nominativas de Sttok es el registro completo de quién tiene acciones de la sociedad, de qué clase y en qué porcentaje. No se edita: se compone solo a partir de las operaciones registradas, y se puede leer en varias vistas, desde el resumen por clase hasta el historial de cada operación.
- Clases de acciones y numeración Una clase agrupa las acciones que tienen los mismos derechos: cuántos votos dan, su valor nominal y si tienen preferencia o limitaciones. Cada acción lleva además un número, y saber qué números son de quién es lo que permite transmitir unas acciones concretas.
- Agrupar accionistas con categorías Las categorías son etiquetas que pone la sociedad a sus accionistas, como «Fundadores», «Inversores» o una rama familiar, para agruparlos y encontrarlos juntos. Además hay tres categorías que pone Sttok sola a partir de las cargas: Cotitular, Usufructo y Otras cargas.
- Cargas sobre acciones: usufructo, prenda, cotitularidad y opción Una carga es un derecho de otra persona sobre unas acciones: un usufructo, una prenda, un embargo o una opción de compra. La cotitularidad se registra en el mismo sitio aunque no es una carga: las acciones son de varios a la vez. En Sttok cada una se anota sobre las acciones concretas que afecta, con sus fechas y su estado.
- Registrar y cancelar una carga Una carga se registra desde la ficha del accionista cuyas acciones afecta, con «Añadir carga», o al dar de alta la operación que la crea. En el diálogo detallas el rango exacto, quién tiene el derecho, las fechas y la documentación. Cuando se levanta, se edita la carga para poner su fecha de fin y su estado.
- La pestaña Transacciones de un accionista La pestaña Transacciones de la ficha de un accionista lista todas las operaciones en las que ha participado: qué tipo, cuándo, cuántas acciones, de qué clase y con qué numeración, y por qué importe. Es su parte de cada operación, no la operación entera.
- Rentabilidad (ROI) de un accionista La pestaña ROI de la ficha de un accionista compara lo que ha puesto en la sociedad con lo que ha recibido de ella. Lo invertido sale de las ampliaciones que suscribió y de las acciones que compró; lo recibido, de los dividendos y de lo que cobró al vender. La diferencia es su resultado.
- Emitir un certificado para un accionista Un certificado acredita, con la firma de un administrador, algo del accionista según el libro registro de acciones nominativas: que tiene unas acciones (titularidad), cuánto valen (valor) o lo que ha cobrado de la sociedad (renta), entre otros. Sttok lo genera con los datos registrados y lo guarda en los documentos de la ficha del accionista.
Operaciones
- Registrar una operación: qué pide cada tipo Toda operación se registra desde «Añadir Operación». El primer paso es casi igual en todos los tipos: la fecha, el documento, los comentarios y los datos del notario. Lo que cambia es el segundo, porque cada tipo le hace algo distinto al capital social: crear acciones, cambiarlas de manos, repartir dinero o reorganizarlas.
- Registrar una compraventa de acciones Una compraventa se registra desde «Añadir Operación» › «Compraventa». En el primer paso pones la fecha y los datos de la escritura; en el segundo, cada transmisión: quién vende, quién compra, cuántas acciones, su numeración y el precio. Cada una se valida y se añade, y al final se guarda la operación.
- Registrar una ampliación de capital social Una ampliación se registra desde «Añadir Operación» › «Ampliación de capital». En el primer paso pones la fecha, el número de acciones nuevas que aprueba el acuerdo y los datos de la escritura; en el segundo, quién suscribe cada parte. Las acciones nuevas se numeran a continuación de las que ya existen.
- Registrar una herencia o una donación Una herencia o una donación se registran como una compraventa, desde «Añadir Operación», eligiendo «Herencia» o «Donación». Cambian los nombres de las partes: quien transmite y quien hereda, o quien dona y quien recibe la donación. La numeración de las acciones viaja con ellas.
- Split, renumeración y reclasificación Son las tres operaciones que reorganizan el capital social sin que nadie compre ni venda: el split cambia el número de acciones de cada accionista, la renumeración cambia sus números y la reclasificación las pasa a otra clase. Se registran desde «Añadir Operación» y el porcentaje de cada uno no cambia.
- Registrar un reparto de dividendos Un reparto de dividendos se registra desde «Añadir Operación» › «Reparto de dividendos». No mueve ninguna acción: reparte un importe entre los accionistas según su porcentaje, y la ficha enseña a cada uno su bruto, la retención y lo que percibe. A diferencia de las demás operaciones, no lleva datos de notario.
- Rellenar una operación leyendo la escritura Al subir la escritura en el primer paso del alta, Sttok puede leerla y proponer los datos de la operación: el notario, el protocolo, las partes, las acciones y la numeración. Cada dato propuesto queda marcado hasta que lo revisas, y lo que la escritura no dice lo rellenas tú.
- Corregir una operación registrada De una operación registrada puedes editar su fecha, los datos del documento y del notario y los comentarios, o eliminarla. Lo que la define, como las partes, las acciones y la numeración, no se edita: si ahí hay un error, se elimina la operación y se registra bien, o se corrige con otra operación.
Juntas
- Crear una junta Desde Juntas, pulsa «+ Nueva junta» y rellena la fecha, la forma de asistencia, quién preside, cómo se vota y los asuntos del orden del día. La junta se guarda como borrador y no se manda nada a los accionistas hasta que envíes la convocatoria.
- Enviar la convocatoria de una junta Cuando la junta está preparada, Sttok manda la convocatoria por correo a todos los accionistas y representantes, con los documentos anexos. Puedes mandarla en el momento o programar el día y la hora.
- Mandar recordatorios a quien no ha respondido Con la junta ya convocada, abre «Acciones» y pulsa «Enviar recordatorio». Sttok manda un correo solo a los accionistas que todavía no han respondido; quien ya ha confirmado su asistencia o ha delegado no recibe nada.
- Qué recibe el accionista y qué puede hacer Cada accionista recibe por correo la convocatoria con un enlace a su página de la junta. Desde ahí, también en el móvil, confirma que asistirá, delega su voto, vota cuando la votación está abierta y consulta los documentos.
- Registrar la asistencia el día de la junta En la pestaña Asistencia de la junta, pulsa «Registrar asistentes», marca quién asiste y quién está representado y por quién, y pulsa «Confirmar asistentes». Solo los asistentes se reflejan en el acta.
- Abrir y cerrar las votaciones Con la junta convocada, activa «Votación activa» para que los accionistas puedan votar desde su página, registra en la pestaña Votos los votos de quien vota en la sala y, al acabar, pulsa «Terminar junta»: la votación se cierra y el resultado de cada asunto queda fijado.
- El acta y su firma Sttok compone el acta y la certificación de acuerdos con los datos de la junta: la mesa, los asistentes y el resultado de cada asunto. En la pestaña Acta los revisas, los editas y pulsas «Mandar a firmar»; el presidente y el secretario reciben un correo y firman desde Sttok.
Firmas
- Mandar un documento a firmar Un documento se manda a firmar en un sobre: el documento, quién lo firma y hasta cuándo. Cada firmante recibe un correo con un enlace para firmar, y en Sttok ves en todo momento quién ha firmado y quién falta.
- Recordar o cancelar un sobre Mientras un sobre espera firmas puedes recordárselo a quien falta o cancelarlo. Se hace desde el propio sobre. El plazo no se amplía: si el sobre caduca sin todas las firmas, se manda uno nuevo.
- Los estados de un sobre de firma Un sobre está «Enviado» mientras espera firmas, «Completado» cuando han firmado todos y «Expirado» si llega la fecha límite y falta alguien. El estado depende solo de quién ha firmado y de la fecha, así que cambia solo.
Planes de incentivos
- Qué es un plan de incentivos Un plan de incentivos es la forma en que Sociedad Ejemplo, S.A. reparte con su equipo una parte del valor que crea: te concede unidades que se van haciendo tuyas con el tiempo y que se convierten en dinero cuando la sociedad abre una ventana de liquidez.
- Qué es una ventana de liquidez Una ventana de liquidez, o oferta de recompra, es el periodo en el que la sociedad deja vender parte de las unidades consolidadas de un plan de incentivos a un precio fijado. En una sociedad que no cotiza es la forma de convertir esas unidades en dinero.
- Abrir una oferta de recompra Para abrir una ventana de liquidez, das de alta en Sttok una oferta con su precio por unidad, el tope sobre lo consolidado, el máximo por beneficiario y el plazo. Sttok la enseña a cada beneficiario con lo que puede vender y guarda cada venta en su ficha.
- El pool y los acuerdos que lo mueven El pool es el total de unidades que la sociedad ha reservado para sus planes de incentivos. Lo aprueba la junta, crece o se reduce con nuevos acuerdos, y se reparte en unidades asignadas a beneficiarios y unidades disponibles para asignar.
- Dar de alta un plan de incentivos Un plan se da de alta en el diálogo «Añadir Plan de Stock / Phantoms»: el tipo de plan, el nombre, la fecha de inicio, las acciones del plan (pool) y el precio por unidad, que es el precio de ejercicio, más su calendario de consolidación. Puedes crearlo como borrador mientras lo preparas.
- Asignar unidades a un beneficiario Asignar es conceder a una persona un número de unidades de un plan, desde el diálogo «Añadir Beneficiario al plan de incentivos»: el beneficiario, el plan, la fecha de concesión, las unidades y la fecha de invitación. La asignación hereda las condiciones del plan, salvo que las cambies para esa persona, y Sttok puede mandarle la carta de invitación para que la firme.